¿Qué se publicaba en la revista Information World en Español (IWE) en julio de 1994?
Por su interés, reproducimos la reseña de la tesis doctoral del Dr. Lluís Codina, que publicamos en el n. 26, julio-agosto de 1994, pp. 26-28, del boletín Information World en Español (IWE), antecedente de la revista Profesional de la información.
-La información es una propiedad y no una sustancia;
-la teoría de sistemas puede ayudar a comprender mejor los sistemas de información documentales; y
-el lenguaje natural es el mejor instrumento para representar el conocimiento y la información, incluso la información no verbal, como por ejemplo, las imágenes.
Estas son algunas de las conclusiones de la tesis doctoral que Lluís Codina, profesor de la Universitat Pompeu Fabra y colaborador habitual de IWE, presentó en 1994 en la Universitat Autònoma de Barcelona con la que obtuvo el grado de doctor en Ciencias de la Información.
Naturaleza de la información
Según Codina, para comprender la naturaleza de la información es necesario considerarla como una propiedad de ciertas cosas u objetos, más que como una sustancia o una cosa en sí. Una cosa poseería la cualidad de ser informativa en cuanto fuera capaz de dar a conocer algún aspecto de la realidad. De esta manera, los documentos son objetos que poseen la cualidad de ser informativos, puesto que dan a conocer aspectos de la realidad. Esta propiedad, sigue el autor, puede ser medida de dos formas:
- A través de las características de la fuente informativa, en cuyo caso la medición se realiza según las ecuaciones que proporciona la teoría matemática de la comunicación, inventadas por Claude Shannon en los años cuarenta. Según dichas ecuaciones, la cantidad de información que transporta un mensaje es igual a la suma de las probabilidades relativas de aparición de cada uno de los símbolos que componen el mensaje.
- Se refiere a la denominada teoría semántica de la información, según la cual la cantidad de información que transporta un mensaje depende tanto del mensaje como del receptor. Según esta teoría, la información es la diferencia entre los dos estados mentales del receptor del mensaje, antes y después de recibirlo. Si el mensaje es previamente conocido por el receptor, no aporta ninguna información; en cambio, el mensaje es tanto más informativo cuanto más inesperado.
Emisor y receptor son entes distintos
Muchos de los problemas y paradojas aparentes que presenta el estudio de la información provienen, según Codina, de que ambas formas de medir la información se suelen interpretar como si midieran el mismo fenómeno, cuando, en realidad, la primera forma mide una propiedad de la fuente que generó el mensaje, y la segunda mide la variación del estado de conocimiento que genera el mensaje en el receptor. Mientras que las características de la fuente son objetivas e independientes del receptor, las variaciones que el mensaje genera en cada receptor son subjetivas y diferentes para cada receptor. A pesar de esto, los tratados sobre teoría de la información suelen presentar mezclados los dos conceptos, como si se tratara de uno solo, dando lugar a las numerosas confusiones y a las famosas dificultades que aparecen en cuanto se habla de información sin tener en cuenta la diferencia mencionada.
Teoría de sistemas y sistemas documentales
Siguiendo a diversos autores (entre ellos, a Checkland, Walker, Yourdon y Willitts), Codina defiende la utilización de la teoría de sistemas para enfocar algunos problemas de la Documentación y también como ayuda en el diseño de sistemas de información documentales.
La teoría de sistemas formaliza conceptos que, de hecho, son utilizados habitualmente en documentación, pero de una forma meramente intuitiva y por tanto con escaso rigor conceptual. La teoría de sistemas permite construir un modelo conceptual de sistema de información documental, que ayuda a explicar qué es el objeto modelado y facilita la comunicación entre equipos de diseñadores, entre los clientes y los responsables del diseño, o entre los departamentos de informática y los departamentos de documentación.
Según este modelo conceptual, un centro de documentación es un sistema de información especializado en explotar el conocimiento contenido en documentos, con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios. Puede decirse, por tanto, que uno de los objetos de estudio de la Documentación es el desarrollo de sistemas de información capaces de explotar la información contenida en los documentos.
El autor también propone, sintetizando diversas aportaciones, que todo sistema de información documental puede caracterizarse por su propósito u objetivos, su entorno, sus entradas y salidas y por los procesos de transformación que tienen lugar en el sistema, y que son aquellos que convierten unas entradas determinadas en unas salidas determinadas. De esta forma, los desarrolladores de sistemas pueden utilizar este sencillo esquema como una guía inicial de análisis de cualquier sistema de información documental, o los profesores de documentación pueden utilizarlo como una forma de explicar, por ejemplo, qué es la cadena documental, que en este esquema ocuparía el lugar de los procesos de transformación que convierten las entradas en salidas.
En este sentido, un centro o un servicio de documentación puede representarse como un sistema que acepta como entradas a documentos y a personas con necesidades de información, y que produce como salida a personas informadas, disponiendo de la cadena documental como proceso básico de transformación. Según el modelo que propone Codina, un sistema de información es un sistema de símbolos que modela a un sistema del mundo real, llamado sistema objeto.
Modelo de un sistema de información
Un sistema de información documental se caracteriza, por consiguiente, por modelar sistemas objetos que consisten en depósitos de información que contienen conocimiento registrado, mientras que los demás sistemas de información de las empresas se caracterizan, en cambio, por modelar sistemas objetos que realizan actividades.
Para modelar estas actividades, los sistemas de información convencionales necesitan registrar información, en depósitos temporales, acerca de los diversos estados de la actividad. Ahora bien , cuando estos sistemas objeto finalizan una actividad, la información que sobre ella ha registrado el sistema de información deja de tener importancia.
En cambio, en los sistemas documentales, la información que modelan no tiene un ciclo definido de vigencia, puesto que una obra de Aristóteles, o un artículo de Ramón y Cajal siguen siendo consultados siglos o décadas después de su creación.
Otra diferencia fundamental entre los sistemas de información documentales y los sistemas convencionales es que los primeros son de tipo probabilístico, mientras que los segundos son deterministas.
Finalmente, los sistemas de información convencionales adoptan este nombre por motivos casi anecdóticos, puesto que en realidad son sistemas que registran información solamente para facilitar la actividad de su sistema objeto, pero no porque la información que registran tenga la más mínima importancia en sí misma. En realidad son sistemas de actividades. Los auténticos sistemas de información son los sistemas documentales, que modelan información y no acciones.
Los sistemas documentales casan conocimientos con necesidades
En resumen, los documentales son sistemas de información que se caracterizan por modelar dos clases de objetos complejos:
- Documentos cognitivos.
- Necesidades de información.
Las funciones que realizan esa clase de sistemas son las de comparar representaciones del conocimiento contenido en los documentos con representaciones de las necesidades de información expresadas por los usuarios, a fin de seleccionar en cada caso los documentos que más se parecen a las necesidades de información, ya que esos documentos son los que poseerán un mayor grado de probabilidad de satisfacer la necesidad de información.
Todas estas diferencias tan fundamentales entre sistemas de actividades humanas y sistemas documentales, explicarían por qué las herramientas informáticas de análisis, diseño e implantación de sistemas de actividades humanas no pueden aplicarse a los sistemas documentales que, en su lugar, necesitan herramientas propias.
En concreto, en los sistemas de actividades humanas, se necesitan medios de análisis (p. ej. diagramas de flujo de datos o el modelo entidad-relación) que puedan modelar actividades complejas pero que, en cambio, utilizan informaciones simples. Esos medios, que resultan muy valiosos en el diseño de sistemas de actividades, apenas tienen aplicación en el diseño de sistemas documentales.
En estos no se necesitan herramientas especiales para modelar actividades, porque los sistemas documentales realizan actividades simples y, en cambio, modelan informaciones complejas.
Documentación audiovisual
La tesis doctoral de Lluís Codina se complementa con un extenso estudio de caso del Departamento de Documentación de la Televisió de Catalunya, en el que dedica especial atención al sistema de recuperación de documentos audio-visuales, así como a su política de análisis e indización de imágenes, ambos basados en la utilización de un thesaurus de desarrollo propio y en el programa de gestión de bases de datos documentales Mistral, de la empresa Bull, que soporta el uso de thesaurus y que proporciona facilidades de mantenimiento.
El estudio pone de manifiesto que, pese a que el thesaurus se ha desarrollado siguiendo normativas internacionales, al igual que la descripción de los documentos, muchos elementos de la descripción de imágenes no están contemplados en dichas normativas, claramente orientadas a documentos escritos y de tipo científico-técnico. En cambio, el análisis y la descripción de imágenes de actualidad, o de las imágenes sin más, carece de una normativa específica y apenas existe bibliografía científica sobre el tema. Por este motivo, el citado Departamento tuvo que desarrollar una política propia que respetara la doble peculiaridad de la información periodística y de los documentos audiovisuales, aprovechando, eso sí, la experiencia de otros organismos con problemáticas similares, particularmente del Institut National de l’Audiovisuel (INA) de Francia.
Lluís Codina. UPF. Tel.: + 34-3-542 22 65; fax: 484 99 99
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